إدارة المستندات وأتمتة سير العمل
نظام مؤسسي لإدارة المستندات وسير الأعمال، يؤتمت إجراءات الاعتماد والاستلامات بالموقع، مع سجل تدقيق متكامل يضمن تتبّع جميع العمليات بوضوح.
رقمِن مستنداتك. وأتمت عمليات الاعتماد.
إدارة جميع مستندات المشروع في أرشيف مركزي منظم مع تحكّم كامل في الإصدارات، وسير عمل آلي لاعتماد المستندات. يستبدل النظام إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني بمنصة آمنة وقابلة للتتبع تضمن تطبيق إجراءات الاعتماد بدقة.
أرشيف مستندات مركزي
محرك اعتماد سير عمل آلي
ترقيم المستندات
تحكم في الوصول حسب الأدوار
سجل تدقيق شامل
أرشيف مستندات مركزي
حفظ جميع مستندات المشروع ضمن هيكل منظم مع مجلدات وعلامات مرقمة وإمكانيات بحث متقدمة. يتم حفظ كل مستند مع إدارة كاملة للإصدارات بترقيم تلقائي.
محرك سير عمل آلي
إنشاء مسارات اعتماد متعددة الخطوات حسب الأدوار، والتنبيهات والتصعيد التلقائي. يتم تمرير المخططات، والمراسلات، مثل (NCR, WIR, RFI) ضمن مسارات واضحة.
ترقيم المستندات وحالاتها
يتم ترقيم المستندات تلقائيًا حسب معايير المشروع أو الجهة - تابع حالة المستند — مسودة، قيد المراجعة - معتمد، ملغي — مع إدارة كاملة لدورة حياته.
نماذج وقوالب سير عمل جاهزة
إنشاء وإعادة استخدام قوالب سير العمل لعمليات الموافقة المتكررة، بما يساهم في توحيد آلية تداول المستندات داخل المؤسسة، ويضمن توحيد الإجراءات والامتثال للسياسات والإجراءات.
.jpg)
سجل تدقيق شامل
يتم تسجيل جميع العمليات على المستندات — رفع، عرض، تحميل، تعليق، اعتماد، رفض — مما يوفر سجلًا كاملاً يدعم الامتثال والمتطلبات التنظيمية وحل النزاعات.
إدارة المستندات وأتمتة سير العمل هو الأكثر فائدة لـ:
مسؤول إدارة المستندات
إدارة المستندات بشكل مركزي
إدارة دورة حياة المستند بالكامل — من الرفع، إلى الاعتماد، وحتى التوزيع — من خلال نظام واحد يستبدل التعامل عبر البريد الإلكتروني.
مهندس المشاريع
سير عمل اعتماد المخططات
تقديم المخططات والمستندات الفنية عبر مسارات اعتماد منظمة، وتابع حالة المراجعة، واستلم تنبيهات عند الحاجة لاتخاذ إجراء.
مدير المشروع
رؤية شاملة لجميع اعتمادات طلبات المشروع ومتابعة سير الأعمال
مراقبة مسارات اعتماد المستندات، وحدد نقاط التأخير، وتأكد من الالتزام بالمدد الزمنية (SLA) لجميع المستندات لتجنّب تأخير المشروع.
"قمنا بمعالجة 15,000 مستند خلال أول 6 أشهر دون فقدان أي ملف، مع تحقيق نسبة التزام باتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) في الاعتمادات بلغت 95%. كما انتقل فريق إدارة الوثائق لدينا من التعامل مع ضغوط التشغيل في Aconex إلى تقليص زمن المراجعة بمعدل أسبوعين لكل مسار اعتماد."
.jpg)
أسئلة متكررة
نعم، يمكنك رفع معايير الجهة، وتفسيرات اللوائح، ومتطلبات المشروع إلى قاعدة المعرفة، ليتم استخدامها في دعم التقييم والتحقق من الامتثال.
لا، تُستخدم مخرجات الذكاء الاصطناعي كأداة أولية لدعم وتسريع مراجعة الامتثال، ولا تُعد قرارًا قانونيًا معتمدًا. ويجب اعتماد النتائج النهائية والتحقق منها من قبل مختصين مؤهلين.
يدعم وكيل الامتثال الآلي الكود السعودي للبناء (SBC)، ومعايير السلامة من الحريق، ولوائح المركز الوطني للرقابة على الالتزام البيئي (NCEC)، إضافةً إلى المعايير الخاصة بالجهة التي يمكن رفعها إلى قاعدة المعرفة.
يمكن رفع مستندات العطاءات بصيغ PDF و DOCX و XLSX، حيث يقوم النظام باستخراج المحتوى وتحليله تلقائيًا من المستندات كما هي، مثل الجداول والعناوين والنصوص.
نعم، يتيح محرك التقارير إنشاء قوالب مخصّصة تتضمن أقسامًا وحقولًا ومعادلات، إضافة إلى مسارات اعتماد. ويمكن استخدام هذه القوالب على مستوى المشروع أو تعميمها على مستوى الجهة.
يمكن تنزيل السجلات المجمّعة تلقائيًا لاستخدامها خارج النظام بصيغ CSV و Excel لإجراء التحليل.
منتجات الخوذة البيضاء إدارة المستندات وأتمتة سير العمل يعمل بشكل جيد مع
ذكاء المواقع
